15.01.2018

Miten saat itsestäsi jopa 300% enemmän työtehoa irti lisäämättä stressiä

Toimiminen useamman eri yhtiön erilaisissa vastuutehtävissä pakottaa ihmisen arvostamaan työaikaansa yli kaiken. Aika on todellakin rajallinen resurssi, tekemistä riittää jatkuvasti eikä ikinä ole valmista. Kiire ja tekemättömät asiat lisäävät stressiä ja stressin vuoksi kaiken tekemisen taso laskee. Esittelen tässä yhden erinomaiseksi todetun ja käytännössä testatun tavan hallita omaa ajankäyttöä ja lisätä samaan aikaan työtehoa.

Aloita varaamalla itsellesi rauhallista aikaa noin kaksi tuntia. Istu alas. Avaa esille viime kuukausien kalenterit, muistiinpanot, ToDo-listat ja tulevaisuuden suunnitelmat. Ota esille muistiinpanovälineet tai esimerkiksi muistiinpanosovellus tietokoneella.

Otsikoi kaksi listaa seuraavasti:

  1. Toistuvat rutiinitehtävät
  2. Juoksevat ja muuttuvat tehtävät

Aloita listaamalla toistuvia rutiinitehtäviä.

Mitkä ovat sellaisia asioita, jotka toistuvat kalenterissasi tai työarjessasi päivittäin, viikottain ja kuukausittain? Mitkä ovat sellaisia asioita, jotka ovat keskeisiä ja tärkeitä yrityksen ja oman tuloksesi kannalta? Mitkä asiat ajavat sinua kohti työsi tavoitetta? Usein nämä ovat myös tehtäviä, joista sinä olet päävastuussa, mutta ne vaativat osallistumista muiltakin tahoilta.

Itselläni rutiinitehtävät koostuvat mm. seuraavista asioista: myynnin kehitys, tuotannon kehitys, markkinoinnin kehitys, strategian seuraaminen, johtoryhmien suunnittelu, johtoryhmät, hallitustyön suunnittelu ja raportointi, talouden seuranta, tuotekehitys, kehityskeskustelut…

Ja koska teen aktiivisesti myös myyntiä, niin rutiinitehtäviä ovat myös prospektointi, asiakashankinta sekä tarjousten läpikäyminen ja jatkokontaktointi.

Seuraavaksi listaa juoksevia ja muuttuvia tehtäviä.

Mitkä ovat sellaisia asioita, jotka ovat pyörineet päässäsi pitkään? Mitä olet suunnittelut, että saat aikaiseksi lähiaikoina? Mitä pitäisi tehdä? Jos sinulla olisi yhtäkkiä viikko aikaa tehdä ihan vapaasti mitä vain niin, ettei perustehtävät vaarantuisi, mitä asioita tekisit? Mitä asioita sinulla on post-it-lapuilla? Puhelimesi muistioissa? Tällä hetkellä kalenterissa?

Itselläni tällaisia asioita ovat mm. myyntikäynnit, tällaiset blogipostaukset, kumppaneiden tapaamiset, hankinnat, rektytointien toteuttamiset, työhaastattelut, CRM:n aktiviteetit, puhe- ja koulutuskeikat sekä niihin valmistautumiset, yritysten yhteiset kokoontumiset, tapahtumat, sisällöntuotanto…

Kun olet saanut kaikki pois päästäsi paperille, käy lista ajatuksella läpi.

Onko näistä asioista jotkut sellaisia, jotka toistuvat tasaisesti? Voisiko niitä ehkä sittenkin viedä rutiinitehtävien puolelle? Tehostuisiko tekeminen, jos veisit esimerkiksi “Kirjoita blogiartikkeli aiheesta X” rutiinitehtävien puolelle “Kirjoita blogiartikkeli”.

Seuraavaksi tee nämä siirrot. Lopputuloksena sinulla on nyt kaksi listaa, joista toinen koostuu tärkeistä toistuvista tehtävistä / tehtäväkategorioista ja toinen tällä hetkellä kaikista mieltäsi rasittavista ToDo-asioista.

Tämän jälkeen keskity toistuvien rutiinitehtävien listaan.

Käy tehtävät yksitellen läpi. Kirjaa tehtävän perään, kuinka monta tuntia viikossa/kuukaudessa sinulla olisi hyvä varata tähän aikaa, jotta saisit kokonaisuuden varmasti hoidetuksi ilman kiireen tuntua. Käytä tasatunteja. Kirjoita ylös myös tehtävään liittyvät muut henkilöt: kenen muun olisi hyvä osallistua kanssani tähän kokonaisuuteen?

Minun listassani oli mm. tällaisia merkintöjä:

  • Tuotannon kehitys (2h / viikko, Valtteri)
  • Talouden seuranta (1h / viikko, Arttu ja Valtteri)
  • Markkinoinnin suunnittelu (1h / viikko, Kepa)
  • Johtoryhmätyön suunnittelu (1h / viikko)
  • Asiakashankinta (2 x 1h / viikko)

Kun olet saanut kaikki listattua, käy ne vielä kertaalleen läpi ja laske, riittääkö tunnit viikossa kaiken tekemiseen? Suoriudutko ehkä jostakin tulevaisuudessa arvioitua nopeammin, kun saat jatkossa keskittyä täysillä vain kyseisen tehtävän suorittamiseen?

Onko joku näistä sellainen asia, että se ei itseasiassa kuuluisi sinun vastuualueellesi, mutta olet ottanut siitä vain kopin? Voisiko sen siirtää jonkun muun sen fiksummin hoitavan tontille? Kenen?

Sen jälkeen tee sama juoksevat asiat sisältävälle ToDo-listalle. Kuinka paljon tarvitset aikaa, että saat tehdyksi tämän jo pitkään mieltäsi vaivanneen tehtävän? Kirjoita aikamääre listan tehtävän perään.

Ja sitten tärkeimpään ja usein vaikeimpaan vaiheeseen…

Avaa Excel tai joku muu taulukko-ohjelma. Muodosta sarakkeet ma-pe ja kahdeksan riviä työtunteja esittämään jokaiselle päivälle.

Jos sinun rutiinitehtävien listalla on paljon asioita, jotka toistuvat kahden viikon välein tai kuukauden välein, sinun kannattaa laatia ehdottomasti kuukauden mittainen näkymä. Eli neljä kertaa viikkonäkymä.

Seuraavaksi poimi listalta rutiinitehtäviä muodostamaasi kalenterinäkymään. Asettele tehtävät niin, että ne sopivat sinun ja yrityksesi viikkorytmiin parhaiten.

Esimerkiksi minulla myynnin ja tuotannon kehityspalaverit pidetään alkuviikosta, samoin markkinoinnin suunnittelu. Talouden seuranta ja kehityskeskustelut loppuviikosta. Prospektointi ja tarjousten läpikäyminen myös loppuviikosta. Johtoryhmätyön suunnittelu kuukausittain viikkoa ennen itse johtoryhmää...

Tämän jälkeen sinulla on käsissäsi kalenterinäkymä, jota noudattamalla suoriudut jo olennaisista ja työsi kannalta merkittävimmistä asioista. Ja huomaa, nyt sinulla on varattu kaikille näille aikaa! Saat keskittyä näihin osa-alueisiin hyvällä mielellä, kun tiedät, että muut tärkeät asiat tulevat kyllä kalenterista vastaan.

Seuraavaksi käy läpi mieltäsi vaivanneet ToDo-listan asiat.

Nakkele esimerkiksi seuraavalla neljälle viikolle paikalleen kaikki nämä asiat prioriteettijärjestyksessä, niille riittävästi aikaa varaten. Voit tehdä tämän myös varaamalla kalenteristasi suoraan alueita, joihin kirjoitat vain “ToDo-lista” / “Juoksevat asiat”.

Tällöin tarvitset vain hyvän muistion tai työkalun näiden asioiden seuraamiseksi. Jos teet myyntiä muun työn ohessa, voit varata itsellesi esimerkiksi kalenterista tietyn viikonpäivän tunnit tapaamisia varten - jatkossa tietysti sovit myyntikäynnit aina tuohon ajankohtaan.

Itse tykkään viedä kalenteriin kaikki ToDo-asiat suoraan yksittäisinä tehtävinä. Kun palaverin päätöksissä saan vastuulleni tehtäviä, kirjoitan ne suoraan kalenteriin niille riittävästi aikaa varaten seuraavaan vapaaseen slottiin. Sieltä ne tulevat vastaan, kun niiden aika on.

Ja sitten vielä tärkeä huomio. Pelkästään edelliset vaiheet toteuttamalla moninkertaistat työtehosi ja saat pään tyhjäksi sitä jatkuvasti rasittavista “pitäisi tehdä” -asioista. Mutta jos haluat tosissaan maksimoida tekemisesi, niin muista kunnioittaa kalenteria!

Toteuta aikataulua, älä skippaile.

Älä keksi tärkeämpää tekemistä, koska juuri se mitä kalenterissasi lukee on sitä, mitä sinun pitää juuri nyt tehdä. Ja voit keskittyä siihen sataprosenttisella fokuksella vailla huolta seuraavasta asiasta. Ihmiset ympärilläsi tykkäävät, kun olet läsnä, et poukkoile ympäriinsä tai mieti jatkuvasti mitä pitäis tehdä seuraavaksi.

Ja kun puhelimesi soi tai saat sähköpostiin asioita, jotka pitää hoitaa heti… Voit luvata hoitaa asian ja hoidatkin sen varmasti, mutta katso suoraan kalenteristasi sopiva hetki sen hoitamiseksi!

Ja kun näitä ToDo-asioita tulee sitten kalenterissa vastaan, niihin on ryhdyttävä. Jos edellinen palaveri venyy tai seuraava puskee päälle, et saa ikinä jättää kalenterimerkintää taaksesi ja ajatella, että palaan siihen vielä kun sopiva hetki tulee. Sen sijaan siirrät merkinnän seuraavaan vapaaseen hetken. Sieltä se sitten tulee vastaan, eikä sinun ei tarvitse sitä mielessäsi kantaa.

Itselleni parasta tässä toimintamallissa on seuraavat asiat:

  • Pystyn antamaan riittävän panoksen kaikille yhtiöille missä olen mukana, 40 työtunnilla viikossa. 
  • En tee turhia ja hyödyttömiä asioita.
  • Saan jatkuvasti aikaiseksi. Asiat eivät jää roikkumaan.
  • Ikinä töistä lähtiessäni ei ole olotila, että “olisinpa ehtinyt tehdä sen ja sen”.
  • Minun ei tarvitse viedä töitä kotiin (LinkedIniä lukuunottamatta).
  • Voin keskittyä siihen mitä teen täydellä fokuksella.
  • En ole miinusmerkki ympäristölleni, kun olen paikalla ja tavoitettavissa.
  • Työkaverini näkevät kalenteristani milloin olen oikeasti varattu ja milloin vapaana tekemään mitä vain.
  • Hallitsen itse aikaani ja asioitani, enkä anna niiden hallita minua.
  • Teen oikeita omia asioitani enkä ajaudu tulipaloja sammuttamalla muiden vastuualueella olevien tehtävien ääreen.

Saitko kopin?

Mielelläni avaan aihetta vielä enemmän. Voit soittaa 044 0265165, laittaa sähköpostia johannes@kokemuksia.fi tai inmailia LinkedInissä. Vastaan heti, jos olen vapaana ja palaan asiaan myöhemmin kalenteriin merkittynä ajankohtana ;)

P.S. Muista merkitä aikaa myös luovuudelle. Aamu-urheilulle. Happihyppelyille. Pitkille lounastauoille. Pidemmille yöunille ja viikonlopuille.

Verkostoidu kanssani LinkedInissä ja jutellaan lisää!

Miksi hyödyntää asiakaskokemuksia?

Keneen me luottaisimme, ellemme ystäviemme, perheemme, kollegoidemme tai läheistemme suositteluun? Jos näitä ei ole saatavilla, turvaudumme muiden ihmisten kokemuksiin ennen yrityksesi myynti- tai markkinointiviestiä.

Lataa opas

Asiakastarinat

Mikä onkaan parempi tapa vakuuttaa potentiaaliset asiakkaat yrityksestäsi kuin tyytyväisen asiakkaan kokemus?

Lue lisää

Työntekijätarinat

Mikä onkaan parempi tapa vakuuttaa potentiaaliset asiakkaat yrityksestäsi kuin tyytyväisen asiakkaan kokemus?

Lue lisää

Asiakastutkimus

Mikä onkaan parempi tapa vakuuttaa potentiaaliset asiakkaat yrityksestäsi kuin tyytyväisen asiakkaan kokemus?

Lue lisää

- Markkinoinnin monitaituri